Wortlaut · Ratgeber · Outlook und Teams

Outlook und Teams: sprechen statt tippen

Mails und Chat-Nachrichten fressen einen großen Teil des Arbeitstags. Mit Wortlaut sprichst du sie einfach: Kürzel drücken, reden, fertig. Der Text landet aufbereitet dort, wo dein Cursor steht.

So geht's in Outlook

1. Neue Mail oder Antwort öffnen und in das Textfeld klicken.
2. Num / drücken (frei belegbar) und sprechen, etwa: „Hallo Jana, ich schick dir die Unterlagen bis Donnerstag, viele Grüße, Thomas“.
3. Noch einmal Num / drücken. Im Modus Mail fügt Wortlaut Anrede, Text und Gruß sauber gegliedert ein.

Das klappt im klassischen und im neuen Outlook. Den Betreff tippst oder diktierst du wie gewohnt im Betrefffeld.

So geht's in Teams

Für Chats gibt es den Modus Nachricht: kurz, freundlich, ohne Mail-Floskeln. Schreibst du mit Kolleginnen und Kollegen im Ausland, sprichst du Deutsch und wählst den Modus Englisch. Heraus kommt natürliches US-Englisch statt holpriger Übersetzung.

Entwürfe umschreiben

Eine Antwort klingt zu schroff? Text markieren, Kürzel drücken und sagen, was anders werden soll, zum Beispiel „förmlicher“ oder „kürzer und freundlicher“. Wortlaut ersetzt die Markierung durch die neue Fassung.

Tipps für den Alltag

• Glossar: Kundennamen, Produkte und Abkürzungen einmal eintragen, dann stimmen sie bei jedem Diktat.
• Stil: Du oder Sie, deine Grußformel und die Länge legst du einmal fest.
• Modus nach Programm: Auf Wunsch merkt sich Wortlaut den passenden Modus je Programm, etwa Mail für Outlook und Nachricht für Teams.
• Halten zum Sprechen: Taste gedrückt halten, solange du sprichst, für kurze Antworten zwischendurch.

Und das eingebaute Diktieren in Outlook?

Mit einem Microsoft-365-Abo hat Outlook eine eigene Diktieren-Schaltfläche. Sie schreibt mit, was du sagst. Wortlaut bereitet den Text zusätzlich auf, also ohne „ähm“, mit umgesetzten Selbstkorrekturen und im richtigen Ton. Außerdem funktioniert es mit demselben Kürzel auch in Teams, im Browser, in Tickets und in KI-Chats.